時間・タスク管理

【時系列】生産性を上げるためにやっているタスク管理・時間管理の全て

タスク管理と時間管理

私は、タスク管理・時間管理を徹底することで、仕事に忙しかった生活から、自分のために時間を使える生活に、徐々に変えていきました。

その結果、1日の中でいろいろな方法でタスク管理・時間管理をするようになったため、人から「どうやって管理しているの?」と聞かれても、すぐに答えるのが難しくなりました。

そこでこの記事では、私が行っているタスク管理・時間管理の方法について、時系列でまとめました。

朝イチ:1日のスケジューリング

まず、朝起きたらすぐに「TaskChuteCloud」に、1日のタスクと順番、時間帯、目安の時間を記入します。これが1日のスケジューリングです。

スケジューリングの通りに作業が終わることもあれば、終わらないこともあります。

ですが、このスケジューリングを1日の最初に行っていく中で、1日の仕事の流れがイメージでき、効率的な段取りが作れるため、スケジューリングしない場合に比べて、圧倒的に早く仕事が終わります。

「自分の頭の中でやれば良いんじゃないの?」

と思われるかもしれませんが、それでは自分で分かった気になっているだけで、最高の段取りが作れていないことが多いです(私の場合)。

そのため、可視化して、しかも後から時間や順番を再調整できる「TaskChuteCloud」を重宝しているのです。

スケジューリングしたら、あとはその通りにタスクを消化していくだけです。

午前10時前後:休憩

朝から仕事を開始して、さっそく10時頃には休憩を取ります。

私は以前は、休憩を一切取らず夜まで仕事をし続けるようなタイプでしたが、最近になって「いかに効率の悪いことをしていたのか」と反省しました。

というのも、休憩を取らずに働き続けると、どこかのタイミングで必ず集中力が切れて、それから集中力を回復するまでに長い時間がかかっていることに気づいたからです。

そのため、最近ではたとえほとんど疲れていなくても、一定の時間おきに休憩を取るようにしています。

特に、フリーランスですべての時間を自分で管理できるという場合は、意識しなければ働きすぎてしまうことがあります。

そのため、あえて休憩を取ることをシステムに組み込み、自動的に休憩を入れた方がよさそうです。

昼食後:エンジンをかける作業

私は毎日11時半〜12時半ごろに昼食を取りますが、昼食後はエンジンをかける作業を行うようにしています。

エンジンをかける作業とは、あまり頭を使わずにサクサク終わる作業です。

たとえば、メールの確認・返信やファイルやフォルダの整理、その他1つが5分程度で終わるような細切れの雑務です。

こういった作業を行うことで、頭の回転数を上げていきます。

急に難しい仕事に取りかかると、集中できず無駄な時間を過ごし、そのタスク全体に影響が出るからです。

最近読んだ『脳が冴える15の習慣』によれば、人間の頭は1日の中でも回転数が落ちている時間帯、速くなる時間帯があるそうです。

「自分はずっと冴えてる」というのは、勘違いである可能性があります。自分の頭の活動力の波を把握し、コントロールすることが大事です。

午後14時頃:休憩

私にとって最大の難関が14時です。

なぜなら、この時間帯に1番眠くなってしまうからです。私は、人一倍眠気に弱いタイプです。そのため、この14時という時間は魔の時間帯なのです。

そのため、私はこの時間帯は無理せずに、疲れてなくても休憩を取るようにしています。また、家で作業している日は皿洗いなどの家事をして、眠気を飛ばすようにしています。

とは言え、この魔の時間帯の過ごし方はまだ模索中なので、これから眠気とうまく付き合っていく習慣を作って行く予定です。

夕方:仕事から離れる

夕方になると、いったんコワーキングスペースから出て自宅に帰り、それから続きの仕事をしたり、自分のやるべきことをはじめたりします。

私の場合、同じ場所で3〜4時間以上作業していると飽きるため、夕方17時前後にはコワーキングスペースを出るようにしています。移動している時間が休憩になって、家に帰る頃には、再び仕事に入れるまで回復していることが多いです。

夕方はいったん家事に時間をあて、それから何らかの仕事や勉強、作業に入るようにしています。

補足ですが、私の経験上、頭を使う仕事をしている場合、細切れに頭を使わない時間、身体を動かす時間(移動や家事など)を入れることで、集中力の波をうまく操れる気がします。

寝る前:日次レビュー、日誌で振り返り

夜は、私の場合は、読書や勉強、考え事、剣術の稽古などに時間を使います。それらの作業が終わるのが大体11時過ぎなので、それから1時間ほど家事をして、それから1日の振り返りがはじまります。

振り返りとして行っているのは、

  • Evernoteを使った日次レビュー
  • 紙のノートを使った日誌
  • ルーティンチェック表での習慣チェック

という大きく3つのものです。

たくさんやっているように見えるかもしれませんが、5分〜15分程度ですべて終わります。

これらの中では、以下のような項目を振り返っています。

  • 新しく身につけるべき習慣について、その日に実行できたかどうか
  • その日感情が動かされたことは何か
  • 目標に近づくために、何ができたか
  • 決めていたのにできなかったことはあるか
  • できなかったことは、どのような改善策を行うべきか
  • 改善策をTodoに落とし込むとどうなるか

毎日同じ項目を振り返り続けることで、自分の変化が手に取るように分かります。

さらに、時間に余裕がある日は、この振り返りの時間帯で、次の日の1日の行動計画を「TaskChuteCloud」に記入することもあります。

私にとって、この時間帯がもっとも生産的であり、自分の成長や変化を実感できる大切な時間帯になっています。

まとめ

私はタスク管理、時間管理を徹底するようになって、自分のために使う時間を作り出せるようになりました。

仕事=自分の最大のやりたいこと

の人は、このようなことをしなくても、毎日熱中していれば目標に近づけるのかもしれません。しかし、中には、仕事以外にやりたいことがあったり、やりたいことがいくつもあるという人も多いと思います。

その場合、どうしても自分の最大のリソースである「時間」を意識せざるを得ないため、何らかの形でタスク管理・時間管理をしなければならないと思います。

ライフハック、という言い方は軽くて好きではありませんが、このような方法を追求することは、一生物のスキルになりそうです。

ABOUT ME
FT
福岡出身。学問と古武道。