時間・タスク管理

時間のゆとりが2週間で1.5倍になった時間・タスク・習慣管理法

仕事を効率化して時短

あなたは、時間やタスクの管理のためにどのような方法を使っていますか?

私は、現在以下の方法に取り組んでいるところです。

  • ルーティンチェック表を使って習慣を変える
  • 日誌(ノート)を使って日々の振り返り
  • ToDoistでのToDo管理
  • 「TaskChute Cloud」の導入でタスク管理+時間記録
  • アプリ「UBhind」の導入でSNSの時間を削る

私は今月に入ってから上記の方法に取り組み始めたのですが、生活が嘘のようなペースで効率化されています。

毎日十分な剣術稽古や運動の時間を取れるようになり、仕事は自分で決めた定時に終わるようになるどころか、前倒しで終わるようになり、家事や溜まっていた雑務を消化する時間も作れるようになりました。

仕事に時間を取られ、生活にゆとりがなく、土日にも仕事の作業をしていた日々からは大きく変わりました。それもたった2週間でです。

なぜこれほど効率化できたのか、詳しく解説します。

4つの方法を組み合わせた現在の取り組み

私の最近の変化についてお伝えする前に、それまでの私がどのような生活をしていたか説明しなければなりません。

私はフリーランスという働き方をしているため、仕事とプライベートの時間の区別がなく、夜遅くまで仕事をしていたり、土日も作業をしていたりすることが日常茶飯事でした。

メリハリが付けづらい生活のため、集中力が維持できないままだらだらと仕事をしていた時間も少なくありませんでした。

また、休憩なのか何なのか分からない時間があったり、ぼーっとしている時間があったり、逆にいくつもの仕事を並行して行って、休憩せずに何時間も作業を続けて疲れたり、、つまりは時間や抱えているタスクの管理が不十分になっていたのでした。

自分なりに工夫したやり方は行っていたものの、今振り返ってみると、その効果はほんのわずかだったのです。

そんな中『鬼速PDCA』という本やそれをひたすら実践するblogを読んだり、タスク管理ツール「TaskChute Cloud」の開発者の方のblogを読んだりしているうちに、もっと行動をスピードアップしなければならない、時間にゆとりを作って、もっと将来のための時間を作らなければならないと考えるようになりました。

そこでまず実践に移したのが「日誌」と「ルーティンチェック表」です。

日誌とルーティンチェック表

私の場合、これらは非常にシンプルです。

日誌はただのキャンパスノートに、その日の稽古や運動の記録と、思ったことについて数行書きつづっているのみです。これは、寝る前に5分程度で行います。

またそのキャンパスノートの背表紙には、Excelで作ったルーティンチェック表を貼り、新しく定着させようとしている習慣について「◎」「○」「△」「×」をつけているだけです。

しかし、これをやるだけで習慣の定着率が非常に高まり、

  • 支部のアカウントでの、毎日のInstagramへの投稿(2週間でフォロワー100人以上増えた)
  • 別アカウントでのInstagramでの毎日の食事記録(間食や食べ過ぎが減った)
  • blog記事作成(ほぼ毎日支部サイトやこのblogを更新できている)

などの習慣を定着させることができました。

また、日々の気づきなどをノートに書くだけで、次の日に「今日はあれを気をつけよう」と考えて行動し、毎日の行動の質が変わった気がします。

ToDoistでのToDo管理

毎日継続して行う習慣についてはルーティンチェック表で行うのですが、それに対して単発で行うタスクについてはToDoistというアプリを使って管理しています。

これは本当にシンプルなToDo管理アプリなのですが、スマホの一番タップしやすい所にアプリを配置することで、毎日何度も見返すようになり、これまでよりもToDoを貯め込むことがなくなりました。

また、『鬼速PDCA』にならって、目標達成のためのToDoを策定して、期日設定をして入力しておくことで、日々のToDoだけでなく目標達成のための行動も、これまでよりもできるようになりました。

「TaskChute Cloud」の活用

「TaskChute Cloud」は、以前もこのblogで紹介したタスク&時間管理ツールのことです。

私が最近導入した方法の中でも、もっとも高い効果を出してくれていると思います。

このツールでは、毎朝その日に行うすべてのタスク(家事や雑務、休憩を含む)とそのタスクの見積もり時間を登録しています。すると、その日に、何時にどれだけのタスクをしなければならないのか分かり、タスクの割り込みや時間延長があったら、その日何時まで作業をしなければならないのかが、明確に分かります。

さらに、Google chromeのタブで常に開いておくと、タブに「+35分」など残り時間がリアルタイムで表示されるため、それが自分へのプレッシャーになり「この仕事を早く終わらせよう」という気にしてくれます。

また、その日行うタスクの中に、仕事や家事などの「やるべきこと」だけでなく、勉強や読書、blog更新などの「やりたいこと」も登録しておくことで、自分のための時間を確保しやすくもなりました。

「毎日タスクを登録して管理するのって面倒じゃない?」

と思われるかも知れませんが、これを使ってタスク管理をしない場合の時間損失を考えると、ツールをいじっている時間などたかが知れています。

「今1000円投資すれば、1ヶ月後に1万円になります」という投資があれば誰でも投資すると思いますが、今の時間を惜しんでタスク管理を疎かにすることは「今すぐ1000円を使いたいから投資しない」と言っているのと同じことです。

本当に使い勝手が良いツールなので、もっと工夫して使いこなしていきたいと思います。

UBhindでSNS使用時間の削減

さらにこれはつい数日前からですが、もっと時間を効率的、生産的に使えないかな?と考えていた時に、数年前に使っていた「UBhind」を思い出したのです。

これは、スマホを起動している間、使っているアプリの時間をずっと記録してくれるものです。たとえば、1日の終わりに「Twitter15分」「Instagram20分」などと記録されているため、その日何分の時間をSNSに浪費したのが分かるのです。

私たちは、必要以上にスマホをいじり、見なくてもいいタイミングでSNSをのぞき込み、毎日何十分もの時間を浪費しがちな生活をしています。

数日前にTVで見た調査によると、今の女子高生は毎日平均5時間以上もスマホを見ているようです。その時間の大半は、SNSやブラウジングなのではないでしょうか。

しかし、周囲の人を見る限り、女子高生でなくても日々の生活の中で、スキマ時間はほとんどスマホを見ているという人は少なくないと思います。

私の場合、支部用のアカウントを運用している時間があるため、最低限の時間は必要なのですが、それでも無駄に見ていることはあります。そのため、このアプリを使って時間を把握し、それを「ルーティンチェック表」にも毎日記録することにしました。

時短の結果できるようになったこと

これらの取り組みを行った結果、以下のように仕事・生活が大きく変わりました。

気持ちが前向きになった

以前は、仕事が終わらず、剣術の稽古や読書など自分のために使っている時間が圧迫されていらいらしたり、無理矢理自分のための時間を作り出しても、仕事が気になって集中できないことがありました。

しかし、これらの方法で生活と仕事をしっかり区別し、メリハリを付けるようになったことで、仕事に対しても、稽古や読書など他のことに対しても、前向きに取り組めるようになりました。

すべての時間において、心に余裕を持てるようになったのです。

新しい挑戦

さらに、時間を決めて考える時間を作れるようになっため、毎日自分の行動や将来のことを考えて、これからやりたいことのアイディアを出せるようになりました。

その結果、新しい取り組みとしてプロの方にコーチングをお願いすることに決めたのです。

コーチングを受けるためにも時間が必要ですので、先に仕事や生活を効率化していたおかげで、すぐに申し込む決断ができました。

現在できていないこと

ただし、できていることばかりではありません。

取り組もうと思いつつ、まだできていないこともあります。

それは、最近の一連の行動のきっかけになった『鬼速PDCA』の内容が十分に実践できていないことです。

私は習慣を変えることはできつつありますが、目標のためにPDCAを回せているかというとそんなことはなく、今できていることはこれまで行ってきたことの延長線上のことでしかありません。

目標のために最短距離で走れているかというと、それができていないのです。

その原因は、自分の中で目標やゴール、ビジョンが十分に作れていないからだと思います。つまり、そもそもPDCAを回す前に、目標に全力を注ぐ覚悟ができておらず、無意識に自分で自分の目標を疑う状態になっているため、日々の習慣を変えることはできても、目標達成のための新しい行動に取り組めていないのです。

では、これからどうすれば良いのか。

この点については、明後日にコーチングを受けるためその時にコーチに話してみようと考えています。

当分は今のやり方で仕事・生活を効率化し、よりメリハリがつくようにしていきつつ、目標やゴールを明確に定めることがこれから自分に必要なことです。

長くなりましたが、あなたも仕事・生活をもっと効率化し、メリハリが付いたものになりたいと考えているなら、少しでも行動を変えていくことをおすすめします。

ABOUT ME
FT
福岡出身。学問と古武道。